Logistik neu definiert – wenn ein Slot bis zum Palettenkonto führt.
Mit lumatica Yard & Prozess Management erhältst du ein Modul, das Abläufe nicht nur digital abbildet, sondern unnötige Abläufe konsequent beseitigt. Lange Laufwege, E-Mails, Telefonnachfragen, Zurufe und manuelle Papierdokumentation gehören der Vergangenheit an. lumatica steuert den gesamten Vorgang durchgängig digital: von der intelligenten Slotbuchung über die Fahrer- und Hofsteuerung bis zur reibungslosen Be- und Entladung, den automatisch erzeugten Abschlussdokumenten und dem synchronisierten Palettenkonto. Ein Vorgang. Ein System. Ohne Umwege dazwischen. Im Folgenden erfährst du, wie lumatica diesen Ablauf von Grund auf verändert – und warum viele bisher notwendige Arbeitsschritte danach entfallen.
Die Einladung
Ein Partner muss bei dir ein Zeitfenster buchen und bekommt von dir deshalb einen SNAP-Invite-Key. Er registriert sich auf lumatica.de, kann durch den gültigen SNAP-Invite-Key seine Registrierung abschließen und ist dadurch sofort mit dir verbunden. Er kann erstmal nur deine freigegebenen Zeitfenster sehen und bei Bedarf weitere Freigaben für deine Hofübersicht, sobald du diese freigibst.
Die Stammdaten
Beim ersten Mal hinterlegt dein Partner seine Stammdaten für Lkw, Auflieger, LHM-Typen und über das Firmenregister fügt er die Unternehmen hinzu, die er für seine Buchungen benötigt. Existiert ein Unternehmen bereits, wird es ausgewählt. Existiert es noch nicht, wird es hinzugefügt. Danach muss diese Liste nur noch gepflegt werden, wenn sich tatsächlich etwas ändert. Seine Fahrer können sich über einen SNAP-Key selbst registrieren oder über die Benutzerverwaltung angelegt werden. Ab jetzt besteht eine Slotbuchung fast nur noch aus Auswahlfeldern. Lkw, Auflieger, Unternehmer, Auftraggeber, Lieferant, LHM-Typ auswählen. Und die Lieferscheinnummer eingeben – bei Bedarf auch mehrere Lieferscheinnummern, egal ob geladen oder geliefert wird.
Der Fahrer
Sobald dann noch der Fahrer zugewiesen ist, sieht er den Auftrag unter „Meine Aufträge“. Dort hat er eine datumsbasierte Kalenderansicht mit seinen Auftragskarten. über die Karte gelangt er zum Kundenhof. Solange der Auftrag noch nicht abgeschlossen ist, bestätigt er zunächst, ob Lkw und Auflieger stimmen. Im Warenausgang können zusätzlich vorgeladene Paletten und Tauschpaletten erfasst werden, sofern der Hof den Palettentausch aktiviert hat. Der Disponent muss dem Fahrer also keine Nachrichten und Dokumente mehr mitgeben, da er diese Aufträge alle in seinem Mobile Bereich sehen kann.
Die Hofübersicht
Wenn der Fahrer jetzt auf den Button „Zum Kundenhof“ klickt, gelangt er direkt in die virtuelle Hofansicht. Dort sieht er das Standortlayout, das du für deinen Standort aufgebaut hast: Hallen, Tore, Parkplätze, WC und Sozialräume. Aber er sieht nicht nur eine Karte. Er sieht live, wie Tore belegt und frei werden, wie sich der Hof verändert, wenn Parkplätze belegt werden und vor allem sieht er, wie sein Fortschritt auf dem Hof aktuell ist. Zudem sieht er, wer vor ihm ist, wann er ungefähr an der Reihe ist, welche Priorität sein Auftrag hat und wie lange er voraussichtlich noch warten muss. Damit weiß der Fahrer bereits, sobald er nur den LKW als angekommen bestätigt, wie dein Hof aufgebaut ist und was ihn dort erwartet.
Der LKW-Empfang
Sobald der Fahrer seine Ankunft bestätigt, sieht er die für ihn vorgesehenen Parkplatz. Der zugewiesene Parkplatz leuchtet in seiner Hofansicht auf und er fährt genau dorthin. Damit steht der Lkw nicht irgendwo in der Einfahrt, vor einem Tor oder an einer Stelle, an der er den laufenden Betrieb blockiert. Erst wenn der Fahrer bestätigt, dass er geparkt hat, wird er im System auch erst relevant. Denn ist ein Lkw noch nicht angekommen, blockiert er nicht einfach ein Tor. Ein anderer Lkw, der tatsächlich vor Ort ist, kann dieses Tor bekommen. Die Planung richtet sich damit also genau nach dem, was auf deinem Hof wirklich passiert und wichtig ist.
Die intelligente Automatisierung
Da du intern deine Infrastruktur bei lumatica bereits eingestellt hast, kennt das System jetzt, welches Tor zu welchem WA-Platz, welcher Mandant an welchem Tor entladen werden darf und vor allem welche Tore für welche Aktion freigegeben oder gesperrt wurden. Dadurch kann das System das passende Tor vorschlagen, ohne dass jedes Mal jemand neu suchen und entscheiden muss. Du legst die Regeln fest und kannst jederzeit nachjustieren. Du behältst die Kontrolle.
Der Warenausgang
Ein Warenausgang kann bereits im System entstanden sein, weil der Spediteur den Slot gebucht und damit den Auftrag erzeugt hat. Er kann aber genauso aus einem CSV- oder WMS-Import kommen. Der Bestand wird dem Auftrag und bei Bedarf einem oder mehreren Standorten zugewiesen. Wenn du zusätzliche Sicherheit möchtest, muss der Mitarbeiter mobil die WA-Kontrolle ausführen und bestätigen, wie viele Paletten tatsächlich am WA-Platz stehen. Damit wird sichergestellt, dass Auftrag und bereitgestellter Bestand zusammenpassen, bevor der eigentliche Verladeprozess beginnt.
Der mobile WE-WA-Flow
Ob Wareneingang oder Warenausgang: Der Mitarbeiter öffnet die Mobile Maske und sieht die Lkw als Karten in der vom System bestimmten Reihenfolge und Priorität. Er entscheidet nicht nach Zuruf, welcher Lkw gerade als Nächstes drankommt. Er wird vom System gezwungen, der Reihe nach zu arbeiten. Damit das System flexibel bleibt, kann der Leitstand jederzeit eingreifen und die Bearbeitungspriorität verändern, ein anderes Tor setzen oder einem Mitarbeiter einen oder mehrere Lkw direkt zuweisen. Wenn der Mitarbeiter einen Lkw übernimmt, sieht er bereits auf seiner Karte, welches Tor vorgesehen ist und im Warenausgang zum Beispiel auch den zugehörigen WA-Platz. Er muss nicht jedes Mal zum Leitstand und fragen: „Welcher Lkw als Nächstes kommt.“
Die Torzuweisung
Sobald der Mitarbeiter den Lkw übernimmt, bekommt der Fahrer die Information direkt als Popup und wird angewiesen, zum Tor zu kommen. Er fährt zum angegebenen Tor und bestätigt: „Ich habe angesetzt.“ In dem Moment wird nicht nur der Parkplatz in der übersicht für alle wieder frei, nein, das Tor wird auch farblich als belegt markiert. Daraufhin bekommt er einen PIN auf dem Display angezeigt und wird aufgefordert, diesen dem Mitarbeiter am Tor vorzuzeigen. Der Mitarbeiter muss diesen nun in seiner Maske eingeben und bestätigt damit, dass genau der richtige Fahrer mit dem richtigen Vorgang am richtigen Tor steht. Erst dann wird die Be- oder Entladung freigegeben.
Die Be- und Entladung
Jetzt wird der MA gefragt, was in der Qualitätskontrolle-Einstellungen hinterlegt und aktiviert wurde. Zum Beispiel: Temperatur der Ladefläche? Ist der Laderaum sauber? Wurde die Ware gesichert? Dazu wird erfasst, wie viele Paletten tatsächlich verladen und angenommen wurden. Im Warenausgang gilt: Sind beispielsweise 33 Paletten vorgesehen, aber nur 25 wurden verladen, ist der Auftrag nicht einfach abgeschlossen. Die restliche Menge bleibt offen und kann mit einer weiteren Abholung weitergefährt werden. Im Wareneingang funktioniert es genauso konsequent. Werden 33 Paletten erwartet, muss am Ende nachvollziehbar sein, was mit diesen 33 Paletten passiert ist: in Ordnung, beschädigt oder Fehlmenge. Bei Bedarf kann auch eine übermenge erfasst werden, wenn mehr geliefert wurde als erwartet. Stellt der MA fest, dass Paletten fehlen, bleibt der Auftrag für eine Nachlieferung offen. Sonstige Abweichungen oder VE-Abweichungen können im anschließenden WE-Fehlerdokumentation erfasst werden.
Mehrere Ladestellen
Ist ein zweiter Standort hinterlegt, wird der Fahrer nach Abschluss des ersten Standorts weitergefährt. Ein zweiter Standort kann sogar noch während des laufenden Prozesses hinzugefügt und der entsprechende Bestand dort erzeugt werden. Der Fahrer bekommt direkt die Information, dass sein Auftrag nach dem aktuellen Standort noch nicht beendet ist. Der erste Standort wird sauber abgeschlossen. Danach geht es mit demselben Vorgang am nächsten Standort weiter.
Die Dokumente
Wenn alles abgeschlossen ist, entstehen im Hintergrund automatisch die Dokumente aus dem Abschluss. Der klassische Palettenbeleg gehört dazu. Aber hier geht lumatica noch einen Schritt weiter. Für Wareneingang und Warenausgang entsteht zusätzlich die Qualitätsdokumentation mit den tatsächlich beantworteten Prüfungen. Dazu kommt die Prozessdokumentation. Wann wurde der Slot gebucht? Wann kam der Fahrer auf dem Hof an? Wann wurde er zum Tor gerufen? Wann hat er selbst bestätigt, dass er angesetzt hat? Wann wurde welcher PIN bestätigt? Wann war der Vorgang abgeschlossen? Wann hat der Fahrer das Tor wieder verlassen? Bei mehreren Standorten wird das selbstverständlich pro Standort getrennt dokumentiert. CMR und Lieferscheine können anschließend über den Auftrag ergänzt, als PDF hochgeladen oder über eine Schnittstelle übernommen werden. Wenn ein physisches Dokument tatsächlich noch abgeholt werden muss, kann der Fahrer auch ins Office gefährt werden.
Der Abschluss
Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, bekommt der Fahrer die Verabschiedung und wird aufgefordert, den Hof zu verlassen. Seine Auftragskarte verschwindet damit nicht einfach. über „Meine Dokumente“ stehen ihm die entstandenen Dokumente in Echtzeit zur Verfügung. Da, wo er eben noch auf deinen Hof gelangt war, findet er jetzt beim aktiven Auswählen seine Dokumente. Der Spediteur kann, sofern du die Hofansicht mit ihm geteilt hast, den laufenden Vorgang währenddessen von seinem eigenen Arbeitsplatz aus live mitverfolgen. Und genau in dem Moment, in dem die Palettenbewegung abgeschlossen wird, ist auch das Palettenkonto bei den beteiligten Partnern synchron. Was mit einem SNAP-Invite und einer Slotbuchung begonnen hat, endet damit nicht am Tor. Es endet beim vollständig dokumentierten Auftrag, bei den Beteiligten und im Palettenkonto.